Gérer vos projets et gagner du temps avec Trello

Que ce soit en agence de communication ou en entreprise dans tout secteur d’activité confondu, il est important d’être bien organisé et de savoir comment gérer ses projets dans le but de gagner du temps et favoriser sa productivité.

C’est pourquoi aujourd’hui, nous vous dédions un artice sur l’outil de gestion de projet Trello pour vous aider à gérer vos projets et gagner du temps.

I. Trello : un outil de gestion de projet

L’outil de gestion de projet Trello est un réel gain de temps pour savoir comment s’organiser. Il est intuitif et simple d’utilisation. Cet outil est totalement gratuit (pour l’instant !) tout en proposant des fonctionnalités supplémentaires payantes. 

Il vous suffit de créer un compte grâce à votre adresse email, un compte google/microsoft ou apple. Le tour est joué !

Trello vous propose ensuite de nommer un premier tableau et de le paramétrer avec la création de listes par étapes de réalisation (exemples : à faire, en cours, récurrent, en attente, fait et annulé, …) ou par projet.

Dans un second temps, vous pourrez insérer des cartes autrement dit des tâches à réaliser à l’intérieur de chaque liste (voir les images ci-dessous).

II. Être organisé et gagner du temps grâce à Trello 

Trello est un outil très intéressant pour s’organiser dans le cadre de sa vie professionelle ou professionelle. Voici un exemple de tableau ci-dessous que j’ai créé pour cet article (vie personnelle par exemple).

Il est possible de régler la confidentialité et la sécurité du tableau. Comme vous ous pouvez le voir en haut, à côté du titre du tableau, on peut voir 3 types de boutons : personnel, privé et inviter.

• « Personnel » qui vous permet de choisir de créer une équipe et donc ajouter les adresses mail d’autres personnes à qui vous souhaitez donner accès à votre tableau. Le tableau devient alors collaboratif.
•  « Privé » qui vous permet de modifier la visibilité de votre tableau. En tant qu’administrateur c’est vous qui décidez des personnes pouvant voir et/ou modifier votre tableau.
• « Inviter » qui vous permet tout simplement d’inviter des personnes à participer à vos tableaux sans forcément créer de groupe de travail ou d’équipe.

III. La personnalisation des tableaux sur Trello 

La personnalisation de vos tableaux dans Trello ne s’arrête pas à ce que nous avons vu précédemment. De nombreuses autres fonctionnalités sont possibles. 

• La personnalisation du fond d’écran grâce à des banques d’images
• L’ajout de stickers sur vos tâches
• L’ajout de power-ups (exemple, calendrier, google drive, gmail, etc.)
• Exporter et imprimer le tableau

Ensuite après avoir personnalisé votre tableau, il est possible de personnaliser les différentes cartes dans chaque liste.

Voici les différentes fonctionnalités qui sont mises à voir disposition :

• Description : décrire un peu plus précisément le sujet de votre carte
• Commentaire(s) : mettre vos remarques par rapport à la carte ou  ajouter des pièces jointes ou  mentionner un membre, ajouter des emojis ou mettre le lien d’une autre carte Trello est aussi possible.
• Image de couverture : il est possible de rajouter une image de couverture pour la carte.
• Membre(s) : assigner une carte à un ou plusieurs membre(s) de votre tableau.
• Etiquette(s) : ajouter des étiquettes de couleurs pour mieux s’y retrouver. 6 couleurs différentes sont disponibles cependant il et possible de rajouter vos propres couleurs.
• Suivre : suivre toutes les modifications spécifiques à cette carte autrement dit recevoir une notification.
• Archiver :  supprimer la carte si elle est inutile ou terminée.
• Partager :  partager votre carte grâce à un lien.
• Date limite : ajouter une deadline à une tâche et obtenir une notification dès que la date approche.
• Pièce(s) jointe(s) : ajouter une pièce-jointe (exemple un PDF) ou un lien.
• Checklist(s) : Très utile, cette fonctionnalité vous permet de créer une liste de tâches à effectuer à l’intérieur d’une tâche.
• Power-ups : ajouter des options/outils en plus qui peuvent être payants ou gratuits.
• Déplacer :  déplacer votre carte d’une liste à une autre.
• Créer un modèle :  cette fonctionnalité permet de sauvegarder une carte en tant que modèle afin de garder la même structure pour les futurs cartes du tableau.
• Copier : copier/coller votre carte pour garder la même structure.

Afin de mettre en pratique ce que nous avons vu à travers cet article, je vous propose une vidéo tutoriel sur l’utilisation d’un tableau trello et de ses nombreuses fonctionnalités.